Yhteistyöllä menestykseen – Hämeenlinna kokous & kongressi

Hämeenlinna kokous & kongressin ensimmäinen toimintavuosi alkaa olla takana. Ja minkälainen vuosi se on ollutkaan – ainakin vauhdikas! Nyt on hyvä hetki summata, mitä kaikkea vuoteen on mahtunut.

(Tämän artikkelin alkuperäinen julkaisu löytyy Hämeenlinna kokous & kongressin sivuilta. Vuonna 2023 MyHappyHämeen tärkein asiakkuus liittyi Hämeenlinna kokous- ja kongressipalvelun käynnistämiseen sekä käytännön työn suunnitteluun, organisointiin ja operointiin vuokrajohtajan roolissa).

Aika lailla tasan vuosi sitten hämeenlinnalaiset matkailuyrittäjät ja Hämeenlinnan kaupunki laittoivat hynttyyt yhteen seudun elinvoiman kehittämiseksi. Selkeänä tavoitteena käynnistettävälle Hämeenlinna kokous & kongressi yhteistyölle oli kasvattaa kaupungissa järjestettävien yritystapahtumien ja tilaisuuksien määrää, aikaansaadaan toimijoille lisää kannattavaa liikevaihtoa, ja näin ollen myös kasvattaa kaupungin matkailutuloa ja lisätä alueen elinvoimaa. Miten ensimmäinen vuosi on sitten mennyt ja tavoitteissa onnistuttu? Nyt on hyvä hetki summata, mitä kaikkea on vuoteen mahtunut.

Ja paljonhan siihen on mahtunut. Vuosi lähti vauhdikkaasti liikkeelle, kun jo maaliskuussa toiminta lanseerattiin sekä valtakunnallisesti Kongressi 2023 messuilla että paikallisesti Verkatehtaalla järjestetyssä Matkailuseminaarissa. Tämä tarkoitti samalla myös sitä, että ennen maaliskuuta oli saatava verkkosivut auki, esitteet tehtyä, seminaari -ohjelma rakennettua sekä messuosasto organisoitua.

Eikös niin sanota, että ”hyvin suunniteltu, on puoliksi tehty”. Niin tässäkin tapauksessa. Molemmat tapahtumat onnistuivat hienosti, Kongressimessuilta mukaan lähti nippu tarjouspyyntöjä kumppanikohteisiin välitettäväksi ja Matkailuseminaarin ohjelmaa ja tunnelmaa muisteltiin vielä pitkään jälkeenkin.

Aktiivista myyntityötä ja tunnettuuden kasvattamista

Myös myynnin toimintamallit sekä käytännön myyntityö saatiin nopeasti heti alkuvuodesta rakennettua ja käyntiin. Ensimmäisille vahvistetutuille tilaisuuksille voitiin nostaa maljat jo heti tammi-helmikuussa. Joulukuussa, kun tätä juttua kirjoittelen, on kokous- ja tapahtumamyyntiä tehty Hämeenlinnaan jo lähes puolen miljoonan euron arvosta, ja tämä siis välitöntä matkailutuloa Hämeenlinnaan vuosille 2023-2024. Kaikki muu matkailijoiden alueella kuluttama raha tulee tähän vielä lisäksi.

Tämä on hyvä alku toiminnalle ja se on vaatinut aktiivista myyntityötä, konkreettisia toimenpiteitä sekä uskoa yhteiseen tekemiseen. Yhden henkilön resurssilla on tehty tänä vuonna yhteensä noin 900 suoraa asiakaskontaktointia, kymmeniä kohde-esittelyitä ja niiden pohjalta tehtyjä tarjouksia, jotka taas ovat johtaneet huomattavaan määrään syntyneitä kauppoja. Kauppoja, jotka ilman tätä työtä olisivat menneet suurella todennäköisyydellä toisaalle.

Tunnettuuden kasvattaminen Hämeenlinna kokous & kongressi -palvelulle on ollut tänä vuonna tärkeä teema tekemiselle ja siinä työ jatkuu vielä pitkälle tulevaisuuteen. Tunnettuutta on rakennettu aktiivisella ja monikanavaisella työllä. On kerrytetty asiakasrekisteriä, lähetetty säännöllisesti uutiskirjeitä, tehty digimarkkinointia, oltu aktiivisia sosiaalisessa mediassa, toimittu eri verkostoissa sekä kutsuttu potentiaalisia asiakkaita tutustumaan Hämeenlinnan kokous- ja tapahtumakohdetarjontaan.

Syyskuun loppupuolella järjestettiin myös historian ensimmäiset Hämeenlinna kokous & kongressin Myyntitreffit jolloin paikan päälle saapui tutustumaan Hämeenlinnan kohde- ja palvelutarjontaan yli 60 työssään tapahtumia järjestävää henkilöä lähinnä pääkaupunkiseudulta ja Tampereelta. Tapahtuma järjestettiin yhteistyössä Hämeenlinnan kaupungin ja Hyvin Sanottu -keskustelufestivaalien kanssa, joka varmasti toi lisäarvoa myös vieraille. Tapahtuma onnistui hienosti, joten sille on varmasti luvassa jatkoa myös ensi vuonna.  

Myös tulevaisuudessa Hämeenlinna kokous & kongressi haluaa olla omalta osaltaan vahvistamassa mielikuvaa Hämeenlinnasta kiinnostavana, uskottavana ja monipuolisena kokous- ja tapahtumakaupunkina, jossa asioihin suhtaudutaan suurella intohimolla, mutta ei kuitenkaan otsa rypyssä. Tässä tarvitsemme kaikkien apua. Meidän tulee löytää uusia tapoja toimia, oppia ja tehdä rohkeasti toimenpiteitä sekä kokeiluja niillä resursseilla, jotka käytössä ovat. Yhdessä.

Matkailuyrittäjillä tärkeä rooli toiminnassa

Hämeenlinna kokous & kongressi ei ole kuitenkaan mitään ilman paikallisia toimijoita, matkailuyrittäjiä. Maan parhaita kumppaneita. Jos yrittäjät eivät ole aktiivisesti mukana toimintaa kehittämässä ja toimenpiteitä suunnittelemassa sekä toteuttamassa, on tätä aika lailla turha tehdä. Onneksemme olemme saaneet yritykset hienosti mukaan toimintaan. Tammikuussa, kun toimintaa käynnistettiin, oli mukana seitsemän isompaa kumppanitoimijaa, nyt heitä on jo yli kaksikymmentä. Voidaan siis perustellusti todeta, että edustamme vahvasti Hämeenlinnan matkailutoimialaa ja sen tahtotilaa.

Uskomme, että myös yrittäjät näkevät yhteistyöstä syntyvän hyödyn, ja ovat siksi valmiita panostamaan toimintaan myös omaa aikaa ja rahaa. Tästä syystä meidän on pyrittävä olemaan joka päivä tämän luottamuksen arvoisia. Kuunnella herkällä korvalla toimijoiden ajatuksia ja kehittämisehdotuksia sekä rakentaa yhteistyötä ja luottamusta pitkäjänteisesti haluttuun suuntaan. Yrittäjät ovat kokeneet myös yhteiset ”sisäiset” verkostotapaamiset todella tärkeiksi, sillanrakentajiksi eri toimijoiden kesken. Näitä tapaamisia jatkamme varmasti myös tulevana vuonna.

Mitä suunnitteilla vuodelle 2024

Jo ensimmäisen toimintavuoden jälkeen voidaan todeta, että tällaista toimintaan ja yhteistyötä kaupunkiin todella tarvitaan ja siihen kannattaa ilman muuta myös tulevaisuudessa panostaa. Yritysmatkailusta saatava matkailutulo on ympärivuotista ja euromääräisesti vaikuttavaa. Melko pienellä resurssoinnilla on onnistuttu luomaan nopeasti kannattaa ja vaikuttavaa toimintaa.

Mukana olevat matkailuyrittäjät ovat saaneet toiminnan hienosti vauhtiin. Nyt toivomme, että Hämeenlinnassa nähdään laajemmaltikin yhteistyöstä syntyvä arvo. Hyvä alku on Hämeenlinnan kaupungin päätös siitä, että tapahtumien ja matkailun Hämeenlinna -ohjelman osalta tärkeimmät painopisteet tulevat olemaan nimenomaan B2B myynnin vahvistaminen, tapahtumien ympärivuotisuus ja tapahtumien järjestämisen helpottaminen. Seuraavaksi tämä päätös vaatii toimenpiteitä ja kohtuullista taloudellisia lisäpanostuksia myös kaupungilta. Pitkäjänteisesti. Uskomme, että tämä on kannattava investointi tulevaisuuteen, ei kuluerä, joka auttaa osaltaan vahvistamaan alueen elinvoimaa myös tulevina vuosina.

Hämeenlinna kokous & kongressin osalta voimme luvata, että ensi vuonna tulemme jatkamaan samalla, rohkealla ja avoimella linjalla. Panostamme entistä enemmän hyvään asiakaskokemukseen, tapahtuman järjestämisen helppouteen ja sujuvuuteen Hämeenlinnassa, monipuoliseen tarjontaan, aktiiviseen toimintaan sekä ympärivuotisuuden esiin nostamiseen. Uskomme, että hyvällä suunnittelulla, pitkäjänteisellä yhteistyöllä sekä omien, aitojen vahvuuksien esiin nostamisella meillä on hyvät mahdollisuudet onnistua.

Sloganilla ”Helposti lähestyttävä” haluamme myös tulevana vuonna kertoa siitä, että olemme helposti lähestyttävä toimija ja kumppani, sekä tietysti sijainnistamme Suomen väestöllisessä keskipisteessä, joka mahdollistaa meille jo paljon. Tavoitteemme on selkeä:

• Enemmän yhteistyötä
• Enemmän pitkäjänteistä kehittämistä
• Enemmän tunnettuutta
• Enemmän sujuvaa ostettavuutta

Ja sitä kautta enemmän matkailutuloa ja elinvoimaa Hämeenlinnaan.

Karita Toivanen
Hämeenlinna kokous & kongressi

Tämä blogin alkuperäinen julkaisu löytyy Hämeenlinna kokous & kongressin verkkosivuilta.
Jossa se on julkaistu 12/23. Kirjoittaja Karita Toivanen.

#myhappyhäme #vuokrajohtaja #asiakaskokemus #projektityö