Joku ehkä muistaa, kun reilu vuosi sitten pohdin omaa osaamistani blogissani ”Mitä mä oikein osaan, vai osaanko mitään”, kun jälleen kerran hyppäsin työelämässä ”syvään päähän” ja uuteen projektiin, jonka aihealueesta en oikein entuudestaan tiennyt yhtään mitään. Hengissä kuitenkin taas selvittiin ja vieläpä oikein hyvin!

Projektiin minut sai lähtemään mukaan sanat Häme ja elinvoima. Lisäksi vahvana viitekehyksenä toimi julkiset hankinnat. Aihealue, joka oli itselleni reilu vuosi sitten aika vieras, mutta *tadaa* tänä päivänä pystyn aiheesta puhumaan ihan uskottavasti, jopa yleisön edessä 😉 Ei huono!

Ei tuosta aihealueesta kyllä mitään lempilasta itselleni edelleenkään tullut, mutta arvokasta kokemusta ja ymmärrystä sain sitäkin enemmän. Uskon kykeneväni arvioimaan hankintoihin liittyviä haasteita sekä päätöksiä niin Kanta-Hämeen kuntien kuin yrittäjien näkökulmasta entistä paremmin. Jatkossa minun on varmasti helpompi myös itse osallistua kilpailutuksiin, sekä olla järjestämässä niitä. Lisäksi sain arvokasta kokemusta projektijohtamisesta sekä muotoiluprosessin hyödyntämisestä aidossa kehittämisympäristössä.

Kestävää kasvua ja elinvoimaa julkisista hankinnoista

Syksyllä 2021 lähdin siis mukaan Kestävää kasvua ja elinvoimaa julkisista hankinnoista -kehittämisohjelmaan, joka oli MTK Hämeen ja Hämeen Yrittäjien yhteistyöhanke. Toimin MTK Hämeen puolelta kehittämisohjelman projektipäällikkönä ja tärkeimpänä tavoitteena minulle oli asetettu tuottaa tiedolla johtamisen työkalu tai mallinnus hankintojen suunnitteluun ja johtamiseen, joka tukisi samalla alueen (Kanta-Häme) elinvoiman kehittymistä. Vastaavaa työkalua ei oltu vielä aiemmin tehty.

Itselläni ei ollut julkisiin hankintoihin liittyvää asiaosaamista, mutta onnekseni projektiryhmässämme oli hankintojen huippuasiantuntija (ja muutenkin huipputyyppi!) Sanna Meronen-Vilenius Hämeen Yrittäjien puolelta. Meillä yhteistyö sujui mitä mainioimmin ja ehkä en olisi ilman Sannaa kyllä tässä pärjännytkään! Myöhemmässä vaiheessa saimme vielä vahvistuksena Outi Kyöstilän, joka auttoi erityisesti viestintäkokonaisuuden työstämisessä. (Pääkuvassa Outi Kyöstilä vasemmalla, minä ja Sanna Meronen-Vilenius).

Taas tuli todettua, että yhteistyössä on voimaa ja jos ei jotain itse osaa, niin aina voi saada ympärilleen huipputyyppejä, jotka osaavat. Täydensimme hienosti kaikki omilla osaamisalueillamme yhteistä tekemistä ja päämääriä. Lisäksi osaamista ostettiin niihin osa-alueisiin, jota ei meiltä löytynyt (mm. mallin visualisointi ja sparraus Vision Factory Oy).

Oma vahvuuteni oli ehdottomasti muotoilu- ja projektiosaaminen sekä aluetuntemus (Kanta-Hämeen kunnat) sekä erikoista kyllä se, ettei minulla ollut oikeastaan mitään ennakkokäsityksiä julkisiin hankintoihin liittyen – olin siis mallia työstettäessä täysin avoimin mielin!  Toki näin jälkiviisaana voisi todeta, että oma substanssiosaaminen voisi myös hieman helpottaa tai ainakin nopeuttaa omaa tekemistä, kun alun tiedonhankintaan ei tarvitsisi käyttää niin paljon aikaa 😀

Muotoiluprosessi tekemisen tukena

Heti alkuvaiheessa päädyimme hyödyntämään mallin työstämisessä muotoiluprosessia, joka alkaa aina ymmärtämisellä ja informaation keräämisellä sekä ongelman tarkentamisella ja kiteyttämisellä. Mitä asiaa ollaan ratkaisemassa. Tämän pohjalta päästiin ideointiin ja konkretisointiin, jonka tavoitteena oli löytää vaihtoehtoisia ratkaisumalleja. Viimeinen vaihe oli kehitettävän mallin konseptointi ja lanseeraus. Uskoin, että vain muotoiluprosessia hyödyntämällä voisimme luoda aidosti jotain uutta ja käyttäjälähtöistä. Konkretiaa.

Lähtökohtana kehittämistyössä oli ajatus siitä, että tilannetta, ongelmaa ja ratkaisua koskeva tieto lisääntyy ja ymmärrys syvenee vaiheittain muotoiluprosessin aikana; samalla kun ongelmaa ja ratkaisua koskevasta käsityksestä tulee vähitellen yhä konkreettisempi ja yksityiskohtaisempi. Myös tämän työkalun kehittämisessä asiat etenivät kuvatulla tavalla. Muotoiluprosessi auttoi uusien näkökulmien löytämisessä ja systemaattisessa etenemisessä kohti tavoitetta.  

Informaation kerääminen ja ymmärtäminen alkoi syksyllä 2021 tiedon hankinnalla ja asiaan perehtymisellä. Työryhmä tutustui aiheeseen ja tunnisti haasteet mm. dokumenttianalyysien, haastatteluiden, seminaariosallistumisten ja toimijatapaamisten avulla. Lisäksi toteutettiin ensimmäisten kuntapajojen yhteydessä kyselyt hankintapajoihin osallistuneille henkilöille. Tästä saatiin arvokasta tietoa ymmärrysvaiheen tueksi muun muassa nykytilan haasteista etenkin pienten kuntien hankintatoimissa.  
 
Talvella 2022 alkoi kiteytyä ajatus siitä, voisiko työpaketti kohdentua selkeästi viestintään ja sitä kautta hankintojen suunnitteluun ja johtamiseen sekä elinvoimavaikutusten kuvaamiseen. Kuntakäynnit ja haastattelut kiteyttivät selkeästi sen, että kunnilla on vielä paljon oppimista ja osaamisvajetta onnistuneiden hankintojen valmistelussa ja toteuttamisessa.  Myös hankintojen (tiedolla)johtamisessa koettiin olevan paljon kehittämisen varaa.  

Näihin – johtaminen, osaaminen, viestintä – päätimme myös työkalussa keskittyä. Työkalusta haluttiin tehdä hyvin käytännönläheinen ja todelliseen tarpeeseen kohdennettu. Ennen ideointi ja suunnitteluvaihetta kokosimme vielä yhteen opit ja haasteet, joiden pohjalta työkalua lähdettiin työstämään eteenpäin. Nämä listattu alla.  

Yleisiä huomioita hankintojen nykytilan haasteista – osaamisen näkökulmasta   

• Kanta-Hämeessä toimivat kunnat ja kaupungit hyvin erityyppisiä ja -tasoisia hankkijoita
  (osaamisen taso ja resurssit vaihtelee suuresti) 
• virheet hankinnoissa liittyvät usein siihen, ettei ole nähty vaivaa / ehditty riittävästi paneutua tulevaan hankintaan ja hankinnan valmisteluun (ennakointi!) 
• henkilöstön vaihtuvuus haastaa (hankintojen onnistumisen kannalta ihmiset isossa roolissa)  
• virheiden tekemisen pelko, osaamisen ja resurssien puute rajoittaa hankintojen kehittämistä ja uusien tapojen käyttöä 
• kestävyys, vastuullisuus ja vihreä siirtymä tulisi ohjata hankintoja tulevaisuudessa vielä paljon nykyistä enemmän -> vaikea aihe, jonka osaamisen vahvistamiseen tulisi kiinnittää erityisen paljon huomiota -> yritysten kilpailukyky  
• järjestelmä- ja laatuosaaminen   
• hankintalainsäädäntö todella monimutkaista ja se muuttuu  
• uusien mallien ja tekemisen tapojen puuttuminen  
• päätöksentekijöiden ”haluttomuus” tai osaamisen puute nähdä asioita yrittäjän näkökulmasta  

Yleisiä huomioita hankintojen nykytilan haasteista – viestinnän näkökulmasta     

• useissa kunnissa hankintaohjeet hyvin ”geneerisiä” ja osittain vanhentuneita 
• ohjeistuksia ja tukea hankintojen tekemiseen kaivataan edelleen paljon lisää  
• viestintä ennen hankintaprosessia koetaan erityisen tärkeäksi  
• viestin monikanavaisuuteen ja kiinnostavuuteen pitäisi kiinnittää enemmän huomiota 
• hankintaviestintää ei tehdä useinkaan ”ammattimaisesti” vaan oman työn ohella  
• hankintoja tulisi sanoittaa ymmärrettävästi ja konkreettisesti, kirjataan mitä käytännössä tehdään!  
• ohjeistuksia koetaan olevan määrällisesti liikaa -> niitä tulisi yhtenäistää ja korostaa enemmän työtä ohjaavia tavoitteita ja toimintaa ohjaavia mittareita (eri ohjelmissa yhtenäiset tavoitteet) 
• viestintä tulevista hankinnoista koetaan hankalaksi ja se jää usein puutteelliseksi 
• monilta kunnista puuttuu selkeät hankintakalenterit  
• vuoropuhelua ja yhteiskehittämistä ”toisen osapuolen ymmärtämistä” kaivataan edelleen lisää -> yrittäjien ja kuntien vuoropuhelu (toimintakulttuurit hyvin erilaisia, yhteinen kieli puuttuu) 
• poliittinen ilmapiiri tuntuu olevan nyt se, että tärkeintä on, ettei tehdä virheitä ->  
  ei tue kokeilemisen kulttuuria  
  

Yleisiä huomioita hankintojen nykytilan haasteista – (tiedolla)johtamisen näkökulmasta  

• hankintojen suunnitelmallisuus tulisi olla usein pitkäjänteisempää ja perustua mitattuun / tutkittuun tietoon ja asetettuihin tavoitteisiin 
• johtaminen! hankintatoimen ja hankintojen analysointia ei ole useinkaan tehty  
  (ei tarkkaa tietoa nykytilasta) -> tämän pohjalta voitaisiin luoda strategia, jota käytetään aidosti toiminnan ohjenuorana 
• hankintojen vaikuttavuuden seuranta, hankintapäätösten läpinäkyvyys ja perustuminen dataan puutteellista (mm. ostolaskut eivät ole vielä kaikissa kunnissa julkisia)  
• kuntien elinvoimatavoitteet tulisi kytkeä vielä vahvemmin hankintoihin (esim. kunta- ja elinvoimastrategia yhteydessä hankintastrategiaan) 
• ei tunneta paikallisia tekijöitä, eikä tiedetä mistä lähteä hakemaan tietoa 
• ei osata ostaa osaamista avoimen datan hallintaan ja tiedolla johtamiseen 
• hankintalaki ja -prosessi on todella monimutkainen ja sitä muutetaan jatkuvasti -> tiedon ylläpitäminen työlästä 

Julkisten hankintojen elinvoimapolku Kanta-Hämeeseen

Tämän pohjalta työstettiin syksyn 2022 ja kevään 2023 aikana Julkisten hankintojen elinvoimapoluksi nimetty työkalu, joka on suunnattu erityisesti pienille ja keskisuurille kunnille tai kaupungeille, ja siellä julkisia hankintoja johtaville henkilöille ja kuntapäättäjille. Työkalun avulla julkisia hankintoja voidaan kehittää kokonaisvaltaisesti johtamisen, osaamisen ja viestinnän näkökulmasta.  

Tavoitteena on antaa työkalun avulla varmuutta, osaamista ja konkreettisia työkaluja hankintojen johtamiseen ja kehittämiseen. Elinvoimapolusta jokainen voi poimia itselleen tärkeät osa-alueet, edetä itselleen sopivassa aikataulussa ja järjestyksessä. Työkalu on maksuton. 

Työkalua testattiin ennen sen julkaisemista useammissa yhteyksissä ja kehitettiin eteenpäin palautteen pohjalta. Työkalun lanseeraus ja tiedottaminen tapahtui toukokuussa 2023, jolloin sitä nostettiin esiin vahvasti eri yhteyksissä sekä sähköisesti että tapahtumista. Lisäksi siitä viestittiin yhteistyökumppanien ja hankkeessa mukana olevien kuntien toimesta.  

Työkaluun voi tutustua täällä: Elinvoimapolku (julkisethankinnathame.fi)

Työkalu pääsi myös valtakunnalliseen levitykseen ja lisätietoja siitä voi käydä lukemassa esimerkiksi Keino-osaamiskeskuksen sivuilta: Julkisten hankintojen elinvoimapolku | Hankintakeino.fi

#projektijohto #palvelumuotoilu #osaaminen