Yhteistyöllä menestykseen – Hämeenlinnan kokous & kongressipalvelua käynnistämässä

Karita Toivanen Verkatehtaalla BLOGI

Yhteistyöllä menestykseen – Hämeenlinnan kokous & kongressipalvelua käynnistämässä

Vajaan kymmenen vuoden hiljaiselon jälkeen Hämeenlinna ilmoittautui jälleen mukaan kilpailuun, jossa jaetaan ”palkintoja” Suomen houkuttelevimmista kokouskaupungeista! Tavoite on selkeä; enemmän yhteistyötä, enemmän matkailutuloa ja elinvoimaa seudulle. Asiakkaille tämä uudelleen virinnyt yhteistyö tarkoittaa lisää henkilökohtaista palvelua ja sitä kautta yritystapahtumien järjestämisen helppoutta kaupunkiin. Kuka voi väittää, etteikö helppous viehättäisi ja joskus myös valintaan vaikuttaisi? Itse en ainakaan.

Varsinaisestihan tässä ei ole mitään uutta tai ihmeellistä, joskus vaan yhteistyön käynnistäminen, rakentaminen ja sitä kautta tavoitteellisen yhteistyön tekeminen voi olla kovin hankalaa. Jollain pitää olla asioiden eteenpäin viemiselle varattua aikaa, vaaditaan resurssia ja resurssointia. Ja aina vaikeuskerrointa lisätään, kun puhutaan rahasta ja siitä saatavilla olevasta hyödystä.

MyHappyHämeen projektipäällikkö -palvelu apuna käynnistämistyössä

Ensimmäisen kerran taisimme sivuta aihetta Verkatehtaan toimitusjohtaja Janne Auvisen jo reilu vuosi sitten. Hän kertoi, että paikalliset kokousmatkailuyrittäjät olivat tavanneet toisiaan ja alkaneet puhua uudenlaisesta yhteistyöstä, jossa yrittäjät laittaisivat ”hynttyitä yhteen”, jotta kaupunkiin saataisiin yritystapahtumiin keskittyvä myynti- ja markkinointipalvelu.

Taho, joka hakisi aktiivisesti kaupunkiin nimenomaan yrityspuolen tapahtumia, ja joka palvelisi asiakkaita ”yhdeltä luukulta”. Siis siten, ettei asiakkaan tarvitse soittaa joka kohteeseen erikseen, vaan yhdellä yhteydenotolla on mahdollisuus saada kaikki tilaisuuteen liittyvät ja sopivat palvelut kokoustiloista, majoitukseen, ruokailuihin ja vaikkapa kuljetuksiin. Yrittäjät laittaisivat toimintaan omia euroja, ja tavoitteena oli, että kaupungilta saataisiin osa rahoitus toimintaan.

Ehdotin Jannelle yhteistyötä. Tiesin, että asiat eivät etene, ellei joku ole niitä työstämässä eteenpäin. Ja tässä kohtaa siihen oiva ratkaisu oli yritykseni MyHappyHäme projektipäällikkö -palvelu. Toimiala, ihmiset ja liiketoimintaympäristö olivat itselleni hyvinkin tuttuja ja aiheen kehittäminen kaupungissa itselleni sydämen asia. Hämeenlinnaan tarvitaan kokous- ja kongressiasiakkaita palveleva toimija. Ja näin alkoi yhteistyö.

Syksy kiivasta kehittämisen aikaa

Työ käynnistyi syyskuussa 2022 ja joulukuussa 2022 tuli olla valmista. Tiivistahtista syksyä ja tekemistä helpotti kehittämistyön roadmap, jonka työstin heti alkuvaiheessa työn eri vaiheita kuvaamaan:

  1. kartoitetaan potentiaalit kumppanit ja muodostetaan toiminnan käynnistämisen ydintyöryhmä
  2. määritellään yhteistyön tärkeimmät tehtävät, tavoitteet ja toimintaperiaatteet
  3. määritellään tarvittavat taloudelliset panostukset ja varmistetaan resurssointi
  4. selkeytetään ja konkretisoidaan liikeidea ja –toimintasuunnitelma
  5. laaditaan suunnitelma pidemmän aikavälin palvelustrategian kehitykselle
  6. tehdään tarvittavat sopimukset ja käynnistetään yhteistyö

Halusin, että käytämme verkoston ja yhteisten pelisääntöjen rakentamiseen työn alkuvaiheessa reilusti aikaa. Uskon, että jos yhteistä strategiaa, visiota, tehtäviä ja päämääriä ei ole tarkasti määritelty, ei yhteistyöllä ole kovin hyviä edellytyksiä pidemmän päälle onnistua. Jokaisella toimijalla on aina myös oma intressi yhteistyölle ja nämä on hyvä sovitella jo alkuvaiheessa yhteen.

Toinen merkittävä tekijä yhteistyön onnistumiselle on mielestäni luottamus ja toisten osapuolien arvostus, kunnioitus sekä keskustelu. Keskustelu on ainoa tie yhteisen näkemyksen ja väärinkäsitysten välttämiseen. Keskustelu voi olla välillä kiivastakin, muttei koskaan toista osapuolta halventavaa tai loukkaavaa. Tämä kirjattiin myös yhteisiin pelisääntöihimme.

Tämän alkuvaiheen, (ehkä jonkun mielestä turhan pitkänkin 😉) keskusteluvaiheen jälkeen pääsimme nopeasti asioissa eteenpäin. Olihan meillä jo muodostunut yhteinen näkemys tulevasta. Tämän jälkeen meidän oli huomattavasti helpompi sopia taloudellisista panostuksista, tärkeimmistä tehtävistä ja toimintaperiaatteista jne. Palvelustrategiatyöllä varmistamme, että tuotamme palveluja, jotka kiinnostavat, ja joita halutaan myös käyttää. Samalla meillä on huomattavasti paremmat edellytykset turvata toiminnan jatkuvuus ja kasvu myös tulevaisuudessa!

Hämeenlinna kokous & kongressin tärkeimmät tehtävät
Kuva: Hämeenlinna kokous & kongressi palvelulle käynnistämisvaiheessa määritellyt tehtävät, tavoitteet ja toimintaperiaatteet.
Yhteistyö käyntiin

13.12.2022 projektiryhmällä oli syksyn viimeinen tapaaminen, jossa yhteistyösopimus päästiin allekirjoittamaan. Ja täysin aikataulussa! Myös Hämeenlinnan kaupunki näytti nyt vihreää valoa projektille, kun toiminnasta, sekä yrittäjien pitkäjänteisestä sitoutumisesta oli selkeät suunnitelmat ja sopimukset olemassa. Yhteistyö kaupungin ja muiden sidosryhmien kanssa näyttää lupaavalta (juttu jatkuu kuvan jälkeen).

Hämeenlinna kokous & kongressi sopimusta allekirjoittamassa osa johtoryhmän jäsenistä; Jouni Haajanen Ammattiopisto Tavastiasta (ylhäällä vas.), Jani Aaltonen Original Sokos Hotel Vaakuna (alhaalla vas.), Janne Auvinen Verkatehtaalta ja Mika Walkamo Vanajanlinnasta.

Tästä se työ kuitenkin vasta alkaa! Alkuvuoden tärkeimpiä tehtäviämme on saada www.hameenlinnakongressi.fi sivustot auki, tehdä virtuaalinen kohde-esite, suunnitella kevään myyntikampanja, tehdä aktiivista myyntityötä potentiaaleille asiakkaillemme, ottaa käyttöön asiakashallintajärjestelmä, koota asiakasrekisteriä, lanseerata toiminta Kongressimessuilla, jossa Hämeenlinnalla on monen vuoden tauon jälkeen taas oma osasto (myös osaston rakentamisessa muutama suunniteltava ja toteutettava juttu 😉).

Lisäksi tulossa on Verkatehtaalla 14.3. järjestettävä matkailuseminaari , jossa kerromme toiminnastamme lisää sidosryhmille, kumppaneille ja potentiaaleille uusille kumppaneille. Haluamme myös jo heti alkuvaiheessa olla nostamassa yhteistyöllä toimialan kiinnostavuutta, mutta ennen kaikkea olla asiakkaitamme varten!

Mahtavaa tässä on se, että pääsen jatkamaan projektin parissa myös tulevaisuudessa.
Niin hienoa olla kehittämässä Hämeenlinnan tapahtumatoimialaa yhteistyössä muiden toimijoiden ja kumppanikohteidemme kanssa. Tästä tulee loistava juttu!

Ihanaa ja myynnillistä kevättä kaikille <3
Ollaan yhteyksissä!

– Karita –

*Hämeenlinna kokous & kongressi on tammikuussa 2023 aloittanut Hämeenlinnan myynti- ja markkinointipalvelu, joka keskittyy erilaisten yritystapahtumien, kokousten ja kongressien houkuttelemiseen kaupunkiin. Myyntipalvelu lähestyy aktiivisesti b2b kohderyhmän toimijoita valtakunnallisesti ja myöhemmin myös kansainvälisesti, auttaen asiakkaita maksutta kartoittamaan kaupungista tilaisuuksilleen parhaiten sopivat tilat ja muut tarvittavat palvelut, kuten majoitukset, kuljetukset, oheisohjelmat, ravintopalvelut, ostoskohteet jne. 

Visiona on olla houkutteleva tapahtumien Hämeenlinna.
Kasvava, menestyvä, palveleva, kestävästi rakentuva ja tunnettu.  

Lue tiedote aiheesta

karitatoivanen_fyb7sswr